Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsens møder

§ 1 Formål
Formålet med denne forretningsorden er at tydeliggøre og uddybe bestemmelserne i vedtægternes § 5 om bestyrelsen.

Forretningsordenen har til hensigt at sikre en smidig afvikling af bestyrelsens møder og en effektiv sagsbehandling med en fornuftig brug af den tid, der er afsat til møderne samt at afklare kompetenceforholdet bestyrelsesmedlemmerne imellem.

§ 2
Forretningsordenen vedtages på det første ordinære møde efter konstitueringen.

§ 3
Bestyrelsen udøver sin virksomhed på møder samt ved elektronisk kommunikation.

§ 4 Bestyrelsesmøder
Dato og tidspunkt for bestyrelsens næste 4 ordinære møder fastlægges senest ved afslutningen af hvert møde. Der holdes bestyrelsesmøde mindst en gang i hvert kvartal. Suppleanter indkaldes til at deltage i bestyrelsens møder dog uden stemmeret.

Konstituering gennemføres senest 4 uger efter generalforsamlingen.

§ 5 Ekstraordinære bestyrelsesmøder
Formanden kan indkalde til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan anmode formanden om at få bestyrelsen indkaldt til ekstraordinært møde med angivelse af dagsorden. Formanden er forpligtet til at indkalde til ekstraordinært møde, når mindst 3 af bestyrelsens medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter formandens modtagelse af begæringen.

§ 6 Afbud og fravær
Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i et møde, skal afbud meddeles formanden og foreningens sekretær senest en uge før mødet.

Hvis et bestyrelsesmedlem ikke er i stand til at deltage i bestyrelsens møder, udpeges på mødet en af suppleanterne til at deltage i det fraværende medlems sted, med de heraf følgende rettigheder og pligter.

§ 7 Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger i sager, hvori den pågældende har en særlig personlig og eller økonomisk interesse.

§ 8 Mødeindkaldelse
Senest 10 dage inden den fastlagte mødedato udsender sekretæren opfordring til bestyrelsen om at fremsende forslag til punkter på dagsordenen. Disse forslag, inkl. bilag, skal være sekretæren i hænde senest 6 dage før mødet, således at endelig dagsorden inkl. bilag kan udsendes til bestyrelsesmedlemmerne via e-mail 4 dage før mødet.

§ 9 Dagsorden
Som faste punkter på dagsordenen skal findes:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste møde.

3. Fastsættelse af tid og sted for de næste 4 møder
4. Økonomi
5. Spørgsmål til udvalg
6. Eventuelt

§ 10 Mødeledelse og sagsfremlæggelse
Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse.

§ 11 Mødeafvikling
Beslutning kan kun træffes i sager, som er optaget som selvstændige punkter på dagsordenen.

Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selv om disse ikke er på dagsordenen, hvis samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer godkender det.

§ 12
Hvor det findes af betydning for en sags behandling, kan formanden lade udenforstående indkalde til deltagelse i mødet, dog uden stemmeret.

§ 13 Afstemninger
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, hvis mindst 3 bestyrelsesmedlemmer og/eller suppleanter er til stede. Afstemning sker ved håndsoprækning.

Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 14 Referat
Bestyrelsens beslutninger optages i et referat.

Referatet udarbejdes af en af bestyrelsen udpeget person. Referatet gennemgås løbende efter hvert pkt. på dagsordenen. Senest 8 dage efter mødet rundsendes referatet til bestyrelsen.

Hvor en beslutning bevirker yderligere sagsbehandling og realisering, skal det fremgå af referatet, hvem der udfører beslutningen.

§ 15
Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende mening optaget i referatet.

§ 16
Et resumé af referatet lægges på hjemmesiden, når hele referatet samt resumeet har været rundsendt til hele bestyrelsen, og der er gået 10 dage, hvor bestyrelsesmedlemmerne har haft mulighed for at komme med rettelser til referatet og resumeet.

§ 17 Ekstern kommunikation
Bestyrelsen udpeger af sin midte et medlem, der refererer beslutningerne til medlemmerne via hjemmesiden eller via andet medie. Hvis der ikke er udpeget et medlem, er formanden talsmand.

§ 18 Arbejdsområder og -opgaver og udvalg
Formanden repræsenterer bestyrelsen og hermed foreningen udadtil.

Formanden, eller den han bemyndiger dertil, underskriver beslutninger og udtalelser på bestyrelsens vegne.

Bestyrelsen kan blandt sine medlemmer udpege ansvarlige for varetagelse af særlige arbejdsområder.

Ansvaret for at sager, der er behandlet på bestyrelsens møder, bliver udført, påhviler den til opgavens løsning udpegede ansvarlige person.

Bestyrelsen kan bemyndige medlemmer af bestyrelsen til at underskrive på bestyrelsens vegne.

§ 19
Ved nedsættelse af udvalg og fordeling af nye arbejdsopgaver formuleres et kommissorium med oplysning om udvalgets sammensætning, herunder formandskab, arbejdsopgaver, kompetence, ud fra den givne økonomiske ramme, samt tidsplan for udvalgets arbejde. Udvalgenes kommissorium skal godkendes af bestyrelsen.

Vedtaget på bestyrelsesmødet i januar 2016.